ZITTING VAN 28 OKTOBER 2021

BES Notulen en audioverslag RMW 30 september 2021

MOTIVERING

FEITEN EN CONTEXT

De notulen van de vorige zitting van de raad van maatschappelijk welzijn van 30 september 2021 worden ter goedkeuring voorgelegd aan de leden van de raad van maatschappelijk welzijn.

Er wordt kennis genomen van het audioverslag van de raad van maatschappelijk welzijn van 30 september 2021.

JURIDISCHE GRONDEN

Artikel 74 van het Decreet over het lokaal bestuur.

Elk raadslid heeft het recht tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de notulen van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de raad voor maatschappelijk welzijn worden aangenomen, worden de notulen in die zin aangepast.

Als er geen opmerkingen worden gemaakt over de notulen van de vorige vergadering worden de notulen als goedgekeurd beschouwd en worden ze ondertekend door de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn en de algemeen directeur.

BESLUIT

eenparig

Enig artikel

De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de notulen van de raad voor maatschappelijk welzijn van 30 september 2021 goed en neemt kennis van het audioverslag.

ZITTING VAN 28 OKTOBER 2021

BES Startnota organisatiebeheersing

MOTIVERING

FEITEN EN CONTEXT

Comform de bepalingen in het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, wordt het

organisatiebeheerssysteem vastgesteld door de algemeen directeur, na overleg met het

managementteam. Het algemene kader moet worden goedgekeurd door raad van bestuur AGB, de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn van de gemeente.

De keuze van de leidraad werd besproken op het managementteam van 12 oktober 2021.

Deze raden krijgen ook minstens 1x per jaar een rapport van de algemeen directeur met betrekking

tot de ondernomen acties en evoluties. Deze rapportering vindt plaats uiterlijk op 30 juni van het jaar

volgend op het jaar waarop het rapport betrekking heeft.

JURIDISCHE GRONDEN

•          Decreet Lokaal bestuur van 22 december 2017; artikel 41: exclusieve bevoegdheid tot goedkeuren van het algemeen kader van het organisatiebeheersingssysteem.

•          Decreet Lokaal bestuur van 22 december 2017; artikels 217 tot en met 220: opzet van het organisatiebeheersingssysteem.

ARGUMENTATIE

Met het oog op het faciliteren van de realisatie van doelstellingen binnen lokale besturen heeft de Vlaamse Overheid het  thema "organisatiebeheersing" ontwikkeld en expliciet opgenomen in het Decreet Lokaal Bestuur.

Organisatiebeheersing is het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen zodat men:

•          de vastgestelde doelstellingen bereikt en de risico's om deze te bereiken kent en beheerst;

•          wetgeving en procedures naleeft;

•          over betrouwbare financiële en beheersrapportering beschikt;

•          op een effectieve en efficiënte wijze werkt en de beschikbare middelen economisch inzet;

•          de activa beschermt en fraude voorkomt.

Op 01 januari 2014 werd het agentschap Audit Vlaanderen opgericht. Dit agentschap staat in voor het uitvoeren van audits bij lokale besturen en Vlaamse administraties. Het ontwikkelde daarvoor de "leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen". Voor Audit Vlaanderen krijgt deze leidraad de  functie van auditinstrument voor het uitvoeren van de organisatie-audits bij lokale besturen.

De leidraad kan daarenboven gezien worden als een gids die de organisatie ondersteunt bij het op punt stellen van haar organisatiebeheersingssysteem. Het geheel van inspanningen en maatregelen om de diverse aspecten te bewaken, stemt overeen met de definitie van organisatiebeheersing uit het Decreet Lokaal Bestuur. Tegelijk kan de organisatie de leidraad gebruiken als zelfevaluatie-instrument om een beeld te krijgen waar ze staat op het vlak van organisatiebeheersing, welke zaken goed zitten en waar verbetering mogelijk is.

De leidraad is opgebouwd rond tien thema's waarvoor telkens onderliggende doelstellingen, mogelijke risico's en potentiële beheersmaatregelen geformuleerd worden. Er is eveneens een apart hoofdstuk rond organisatiebeheersing voorzien. De tien thema's zijn:

1)      Doelstellingen- en procesmanagement

2)      Belanghebbendenmanagement

3)      Monitoring

4)      Financieel Management

5)      Organisatiestructuur

6)      Personeelsbeleid

7)      Organisatiecultuur

8)      Informatie en communicatie

9)      Facilitaire middelen, opdrachten en contracten

10)  Informatie- en communicatietechnologie

Dit model is goed onderbouwd en omvat zeer herkenbare thema's. Bovendien zijn de nodige werkinstrumenten (werkboek, goede praktijken, ...) voorhanden en is er rechtstreeks verband met de externe audit door Audit Vlaanderen. Overwegende deze voordelen, wordt voorgesteld om deze leidraad toe te passen als kader voor organisatiebeheersging bij AGB, gemeente en OCMW Begijnendijk.

Organisatiebeheersing is een cyclisch proces van evalueren, implementeren en bijsturen. Het is een systeem dat structureel dient onderbouwd en uitgebouwd te worden. Betreffende de uitgevoerde evaluaties, ondernomen acties, toekomstige projecten en dergelijke meer wordt minstens 1 x per jaar en uiterlijk voor 30 juni gerapporteerd door de algemeen directeur aan raad van bestuur AGB,  de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn.

BIJLAGE

Leidraad organisatiebeheersing

BESLUIT

eenparig

Artikel 1

De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de "Leidraad Organisatiebeheersing voor Lokale Besturen", opgesteld door het agentschap Audit Vlaanderen, als algemeen kader voor het organisatiebeheersingssysteem voor AGB, gemeente en OCMW Begijnendijk goed. De leidraad is opgenomen als bijlage bij dit besluit.

Artikel 2

De "Leidraad Organisatiebeheersing voor Lokale Besturen" geldt niet alleen als gids, maar eveneens als zelfevaluatie-instrument binnen AGB, gemeente en OCMW Begijnendijk. De organisatiebrede zelfevaluatie wordt minstens driejaarlijks uitgevoerd en jaarlijks geactualiseerd. Het zelfevaluatierapport wordt ter kennisgeving gebracht aan de raad van bestuur AGB,  gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn.

De eerste zelfevaluatie op basis van dit instrument zal plaatsvinden in najaar 2021.

Artikel 3

Minstens jaarlijks rapporteert de algemeen directeur aan de raad van bestuur AGB, de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn. Het rapport wordt uiterlijk op 30 juni voorgelegd en besproken en heeft betrekking op het vorige kalenderjaar.

ZITTING VAN 28 OKTOBER 2021

KEN Goedkeuring gouverneur jaarrekening 2020

De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van de goedkeuring van de gouverneur van jaarrekening 2020 van het OCMW. Het besluit van de gouverneur is in bijlage aan dit agendapunt toegevoegd.

ZITTING VAN 28 OKTOBER 2021

KEN Stand van zaken uitgaven subsidies Covid-19

De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van het gegeven overzicht van de uitgaven in het kader van de subsidies/steunmaatregelen voor OCMW's die genomen werden in het kader van de Covid-19 pandemie.

ZITTING VAN 28 OKTOBER 2021

BES Subsidiereglement consumptiebudget

MOTIVERING

FEITEN EN CONTEXT

Het OCMW kende aan inwoners die behoren tot een kwetsbare doelgroep waardebonnen toe in het kader van het besluit van de Vlaamse Regering van 10 juli 2020 tot toekenning van een specifieke subsidie aan de Vlaamse gemeenten, OCMW’s en de Vlaamse Gemeenschapscommissie ter ondersteuning van het consumptiebudget voor kwetsbare doelgroepen. 

Er werden waardebonnen van € 30 en € 10 verdeeld . Er gebeurden reeds twee oproepen, momenteel is er nog een saldo van € 3.470.

Daarom wordt voorgesteld een laatste reglement goed te keuren, waarin alle leefloon gerechtigden van de maand september 2021 én alle gezinnen die in budgetbeheer waren in de maand september 2021 waardebonnen toe te kennen voor een bedrag van € 10 per gezinslid met een maximum van € 100 per gezin.

De waardebonnen kunnen bij dezelfde handelaars als voordien besteed worden t.e.m.  30 november 2021. De handelaar heeft de tijd tot 31 december 2021 om deze te innen bij de gemeente.

JURIDISCHE GRONDEN

•          Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017.

•          Het ministerieel besluit van 30 juni 2020, en latere wijzigingen, houdende dringende maatregelen om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken.

•          Het besluit van de Vlaamse Regering van 10 juli 2020 tot toekenning van een specifieke subsidie aan de Vlaamse gemeenten, OCMW’s en de Vlaamse Gemeenschapscommissie ter ondersteuning van het consumptiebudget voor kwetsbare doelgroepen.

ARGUMENTATIE

Het OCMW acht het wenselijk een reglement inzake de toekenning en het gebruik van waardebonnen ter ondersteuning van het consumptiebudget voor kwetsbare doelgroepen en van de lokale economie goed te keuren.

BIJLAGE

Reglement 3130 bon

FINANCIELE GEVOLGEN

De geraamde uitgaven zullen worden ingeschreven in de eerstvolgende aanpassing van het meerjarenplan 2020-2025.

BESLUIT

eenparig

Artikel 1

De raad voor maatschappelijk welzijn keurt het bijgevoegde reglement over de toekenning en het gebruik van waardebonnen ter ondersteuning van het consumptiebudget voor kwetsbare doelgroepen en van de lokale economie goed.

Artikel 2

Het vast bureau is belast met de uitvoering van deze beslissing.